Искусство писать отчеты
По тому, как ассистент пишет отчет на тестовой неделе с заказчиком, я могу предсказать их совместное будущее 😁
Но сначала, зачем нужны отчеты?
Руководитель дает задачу, вы ее сделали — супер, об этом нужно сообщить, а не ждать, пока он сам спросит.
И да, статуса «готово» в таске недостаточно.
Отчет помогает оценить проделанную работу за день и убедиться, что никакие задачи не забыты и всё остается в фокусе у ассистента (так мы снимаем тревожность руководителя).
Это также дополнительный повод напомнить, что от руководителя ждут ответа на вопрос или согласования.
Правила здесь простые:
— Задача не выполнена? Опиши, почему и что ты будешь делать дальше.
— Ждешь согласования документа, чтобы продвинуться дальше? Отлично, сразу к отчету прикрепи ссылку на документ (это увеличивает шанс на согласование примерно на 50%).
— Задача выполнена? Отлично, прикрепи к отчету ссылку на нее.
Важно всегда и по любому вопросу прикладывать руководителю ссылку или указывать, где можно посмотреть.
Руководители тоже не телепаты 😁
Ежедневные отчеты с итогами работы — это спокойный руководитель и меньше выпитой валерьянки ассистентом.
К тому же, работа будет двигаться быстрее и оперативнее.
Отчеты можно делать, даже если руководитель не просит об этом. Это тоже к вопросу об ассистентском чутье.
В картиночках выше примеры хороших и плохого отчета 👆
Если соберем здесь 100 реакций, я еще напишу пост о том, как правильно задавать вопросы 🔥
По тому, как ассистент пишет отчет на тестовой неделе с заказчиком, я могу предсказать их совместное будущее 😁
Но сначала, зачем нужны отчеты?
Руководитель дает задачу, вы ее сделали — супер, об этом нужно сообщить, а не ждать, пока он сам спросит.
И да, статуса «готово» в таске недостаточно.
Отчет помогает оценить проделанную работу за день и убедиться, что никакие задачи не забыты и всё остается в фокусе у ассистента (так мы снимаем тревожность руководителя).
Это также дополнительный повод напомнить, что от руководителя ждут ответа на вопрос или согласования.
Правила здесь простые:
— Задача не выполнена? Опиши, почему и что ты будешь делать дальше.
— Ждешь согласования документа, чтобы продвинуться дальше? Отлично, сразу к отчету прикрепи ссылку на документ (это увеличивает шанс на согласование примерно на 50%).
— Задача выполнена? Отлично, прикрепи к отчету ссылку на нее.
Важно всегда и по любому вопросу прикладывать руководителю ссылку или указывать, где можно посмотреть.
Руководители тоже не телепаты 😁
Ежедневные отчеты с итогами работы — это спокойный руководитель и меньше выпитой валерьянки ассистентом.
К тому же, работа будет двигаться быстрее и оперативнее.
Отчеты можно делать, даже если руководитель не просит об этом. Это тоже к вопросу об ассистентском чутье.
В картиночках выше примеры хороших и плохого отчета 👆
Если соберем здесь 100 реакций, я еще напишу пост о том, как правильно задавать вопросы 🔥
АССИСТЕНТ БЕЗ ОПЫТА
— Что делать, если хочется быть ассистентом, а опыта нет?
— Стоит ли нанимать на работу ассистента без опыта?
🔹Смотреть в ВК: https://vk.com/video-178385122_456239207
🔺Смотреть на YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=7hhWEyWO6qQ
Приятного просмотра 🫶
— Что делать, если хочется быть ассистентом, а опыта нет?
— Стоит ли нанимать на работу ассистента без опыта?
🔹Смотреть в ВК: https://vk.com/video-178385122_456239207
🔺Смотреть на YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=7hhWEyWO6qQ
Приятного просмотра 🫶
"Зачем нужен таск-менеджер, если задачи и так ставятся в чате?"
Давайте разбираться и правда зачем?)
В начале своей работы я так и делала, задачи поступают просто в чате, я записываю их себе в блокнотик и все хорошо.
Пока не случилились они:
- Задачи которые длятся несколько недель или месяц с большим количеством вводных данных и подзадач
- Задачи которые только что упали
- Задачи на будущее с контекстом "Запиши, чтобы не забыть"
- Задачи на контроль, чтобы руководитель их сделал
И так в общей сумме количество задач 30-40 штук единовременно.
Мой блокнотик в шоке, я вместе с ним. 🤯
В чате полная неразбериха, где что и куда, эта заметка от какой задачи? А у этого какой дедлайн?
Итого: полный срач в задачах и непонимание за что взяться сегодня.
Столкнувшись с этими обстоятельствами, я таки завела нам с руководителем Трелло, нет скорее завела его для себя, ведь это моя отвественность держать задачи в порядке.
И на наших планерках я просто открывала таск и показывала, что у нас происходит.
Блокнотик я больше не открывала и не открываю уже лет 5.😁
Энергии в таком бардаке тратится очень много и это совсем не помогает освобождать время руководителя, потому что если я не контролирую ситуацию, то руководитель начинает контролировать меня вместе с ситуацией.
Таск-менеджер нужен прежде всего для ассистента - это часть его профессиональных инструментов, и да руководитель в этот таск и заходить не будет, уж тем более записывать вам там задачки.
Записывать задачки и сохранять прозрачность - это задачка ассистента.
Трелло в России не работает, поэтому альтернативы:
- You Gile
- Mogu.so
- Tick-Tick
- Kaiten (я работаю в нем)
📍Итого:
Таск-менеджер нужен, если у вас идет интенсивная и активная работа и большой поток задач, врятли таск-пригодится, если стабильно в день у вас 1 задача, которая закрывается в этот же день.
Давайте разбираться и правда зачем?)
В начале своей работы я так и делала, задачи поступают просто в чате, я записываю их себе в блокнотик и все хорошо.
Пока не случилились они:
- Задачи которые длятся несколько недель или месяц с большим количеством вводных данных и подзадач
- Задачи которые только что упали
- Задачи на будущее с контекстом "Запиши, чтобы не забыть"
- Задачи на контроль, чтобы руководитель их сделал
И так в общей сумме количество задач 30-40 штук единовременно.
Мой блокнотик в шоке, я вместе с ним. 🤯
В чате полная неразбериха, где что и куда, эта заметка от какой задачи? А у этого какой дедлайн?
Итого: полный срач в задачах и непонимание за что взяться сегодня.
Столкнувшись с этими обстоятельствами, я таки завела нам с руководителем Трелло, нет скорее завела его для себя, ведь это моя отвественность держать задачи в порядке.
И на наших планерках я просто открывала таск и показывала, что у нас происходит.
Блокнотик я больше не открывала и не открываю уже лет 5.😁
Энергии в таком бардаке тратится очень много и это совсем не помогает освобождать время руководителя, потому что если я не контролирую ситуацию, то руководитель начинает контролировать меня вместе с ситуацией.
Таск-менеджер нужен прежде всего для ассистента - это часть его профессиональных инструментов, и да руководитель в этот таск и заходить не будет, уж тем более записывать вам там задачки.
Записывать задачки и сохранять прозрачность - это задачка ассистента.
Трелло в России не работает, поэтому альтернативы:
- You Gile
- Mogu.so
- Tick-Tick
- Kaiten (я работаю в нем)
📍Итого:
Таск-менеджер нужен, если у вас идет интенсивная и активная работа и большой поток задач, врятли таск-пригодится, если стабильно в день у вас 1 задача, которая закрывается в этот же день.
Как отменить собеседование на которое не хочется идти?
Рейтинг причин с отменами:
- Стоматолог
- Отключили электричество
- Затопило квартиру
- Внезапная поездка загород, где не работает интернет
Вжух и встреча отменяется 🪄
Каждый раз когда кандидат пишет нам, что у него форс-мажор или стоматолог с острой зубной болью (даже если договорились час назад), начинается игра в верю не верю 😁
Есть мысль, что где-то есть стоматолог у которого все наши кандидаты с острой зубной болью 😄
Вопрос к вам, уважаемые коллеги, бывало ли у вас что приходилось отменять/переносить собеседования?
Если да, расскажите почему 💭
Рейтинг причин с отменами:
- Стоматолог
- Отключили электричество
- Затопило квартиру
- Внезапная поездка загород, где не работает интернет
Вжух и встреча отменяется 🪄
Каждый раз когда кандидат пишет нам, что у него форс-мажор или стоматолог с острой зубной болью (даже если договорились час назад), начинается игра в верю не верю 😁
Есть мысль, что где-то есть стоматолог у которого все наши кандидаты с острой зубной болью 😄
Вопрос к вам, уважаемые коллеги, бывало ли у вас что приходилось отменять/переносить собеседования?
Если да, расскажите почему 💭
Что должен уметь ассистент?
5 навыков и инструментов, которые точно понадобятся в работе ассистента 🫶
Новое видео на площадках
🔹Смотреть в ВК: https://vk.com/video-178385122_456239214
🔺Смотреть на YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=Cxko5nl6x20
Приятного просмотра 🫶
5 навыков и инструментов, которые точно понадобятся в работе ассистента 🫶
Новое видео на площадках
🔹Смотреть в ВК: https://vk.com/video-178385122_456239214
🔺Смотреть на YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=Cxko5nl6x20
Приятного просмотра 🫶
КЛУБ АССИСТЕНТОВ
Искусство писать отчеты По тому, как ассистент пишет отчет на тестовой неделе с заказчиком, я могу предсказать их совместное будущее 😁 Но сначала, зачем нужны отчеты? Руководитель дает задачу, вы ее сделали — супер, об этом нужно сообщить, а не ждать, пока…
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
Каждый день я провожу собеседования и встречаюсь с клиентами.
🗓В целом, мой календарь — это сплошное расписание зумов.
И не всегда зумы проходят гладко.
Однажды, на собеседовании, моя собака устроила настоящую драку с котом, и я не могла отправить его в другую комнату.
Пришлось взять собаку на руки и продолжать собеседование с ней на руках (фото прилагается).
Знали бы вы, как мне было неловко!
А в другой раз я вела встречу с клиентом и случайно опрокинула чашку кофе на компьютер и на себя.
Пришлось экстренно бежать переодеваться, вытирать кофе и продолжать встречу с планшета 😂.
К счастью, это был пятничный вечер, и компьютер в сервисе спасли. Правда, все выходные я переживала: "Покупать ли мне в понедельник новый компьютер или этот всё-таки починят?"
📌Главное правило — никогда не ставь стакан с жидкостью рядом с компьютером!
💬Вот такие приключения. Поделитесь в комментариях, какие у вас случались казусы на встречах или не только!
Поднимем друг другу настроение в этот прекрасный день 😁!
🗓В целом, мой календарь — это сплошное расписание зумов.
И не всегда зумы проходят гладко.
Однажды, на собеседовании, моя собака устроила настоящую драку с котом, и я не могла отправить его в другую комнату.
Пришлось взять собаку на руки и продолжать собеседование с ней на руках (фото прилагается).
Знали бы вы, как мне было неловко!
А в другой раз я вела встречу с клиентом и случайно опрокинула чашку кофе на компьютер и на себя.
Пришлось экстренно бежать переодеваться, вытирать кофе и продолжать встречу с планшета 😂.
К счастью, это был пятничный вечер, и компьютер в сервисе спасли. Правда, все выходные я переживала: "Покупать ли мне в понедельник новый компьютер или этот всё-таки починят?"
📌Главное правило — никогда не ставь стакан с жидкостью рядом с компьютером!
💬Вот такие приключения. Поделитесь в комментариях, какие у вас случались казусы на встречах или не только!
Поднимем друг другу настроение в этот прекрасный день 😁!
Коллеги, нужна ваша помощь!
Готовлю новое видео, хочу разобрать тему «Почему ассистенты увольняются?»
💭Поделитесь пожалуйста в комментариях, из-за каких ситуаций, вы увольнялись с проекта, работая ассистентом?
Готовлю новое видео, хочу разобрать тему «Почему ассистенты увольняются?»
💭Поделитесь пожалуйста в комментариях, из-за каких ситуаций, вы увольнялись с проекта, работая ассистентом?
Почему ассистенты увольняются?
Под прошлым постом мы собрали более 100 комментариев, благодарю вас за ваш опыт и за то, что поделились
Топ 3 причины:
— Несоблюдение договоренностей по зарплате
— Перегрузка работой и выгорание
— Психологический прессинг
Более подробно каждый из этих пунктов прокомментировала в видео:
🔺 Смотреть на YouTube: https://youtu.be/B3vY0RaZiH8
🔹 Смотреть в ВК: https://vk.com/video-178385122_456239220
Подписывайтесь так же на Youtube и ВК, чтобы первыми узнавать о новых видео!)
Под прошлым постом мы собрали более 100 комментариев, благодарю вас за ваш опыт и за то, что поделились
Топ 3 причины:
— Несоблюдение договоренностей по зарплате
— Перегрузка работой и выгорание
— Психологический прессинг
Более подробно каждый из этих пунктов прокомментировала в видео:
🔺 Смотреть на YouTube: https://youtu.be/B3vY0RaZiH8
🔹 Смотреть в ВК: https://vk.com/video-178385122_456239220
Подписывайтесь так же на Youtube и ВК, чтобы первыми узнавать о новых видео!)
АНАЛОГИ СЕРВИСОВ ДЛЯ РАБОТЫ
Не все еще смогли найти альтернативы популярным сервисам, поэтому делюсь списком того, что найдено мной и коллегами.
— Аналоги Trello:
1. Mogu.so
2. Week
3. Kaiten
4. YouGile
— Аналоги Notion
1. Yonote
2. Teamly
— Аналог Miro
1. Holst
Holst хорошая альтернатива еще и по причине, отсутствия ограничений на количество досок, а платная версия значительно дешевле, чем miro
Этот сервис открытие для меня, Miro не люблю всем сердцем, слишком запутанно у них все
— Хорошей альтернативы Zoom пока не нашлось, google-meet и Яндекс Телемост еще не вышли на его уровень
Поэтому я использую Zoom и дальше, оплачиваю его через бот @paymentserv_bot уже второй год.
Если честно, эти сервисы мне нравятся даже больше, чем иностранные сервисы по очень простым причинам:
— Легкий функционал
— Все на русском языке 😁
— Комфортные цены на платных тарифах
— Можно оплатить российской картой
Делитесь в комментариях, какие вы нашли альтернативы, соберем максимум сервисов 🙌
Не все еще смогли найти альтернативы популярным сервисам, поэтому делюсь списком того, что найдено мной и коллегами.
— Аналоги Trello:
1. Mogu.so
2. Week
3. Kaiten
4. YouGile
— Аналоги Notion
1. Yonote
2. Teamly
— Аналог Miro
1. Holst
Holst хорошая альтернатива еще и по причине, отсутствия ограничений на количество досок, а платная версия значительно дешевле, чем miro
Этот сервис открытие для меня, Miro не люблю всем сердцем, слишком запутанно у них все
— Хорошей альтернативы Zoom пока не нашлось, google-meet и Яндекс Телемост еще не вышли на его уровень
Поэтому я использую Zoom и дальше, оплачиваю его через бот @paymentserv_bot уже второй год.
Если честно, эти сервисы мне нравятся даже больше, чем иностранные сервисы по очень простым причинам:
— Легкий функционал
— Все на русском языке 😁
— Комфортные цены на платных тарифах
— Можно оплатить российской картой
Делитесь в комментариях, какие вы нашли альтернативы, соберем максимум сервисов 🙌
💰 Финансы руководителя: как вести и контролировать?
Не все доверяют приложениям для учета, а заметки в телефоне часто теряются или не дают полной картины.
Делюсь своим рабочим инструментом – табличкой для учета доходов и расходов, которая помогает:
— фиксировать приходы по разным проектам;
— контролировать расходы (рестораны, бензин, корма для питомца – всё учтено);
— видеть общую картину по году и по каждому месяцу.
Как устроена табличка?
✔ Главный дашборд на весь год.
✔ Отдельные вкладки для детального учета по месяцам.
✔ Простая настройка под ваши нужды – категории легко менять.
🔗 Ссылка на табличку:
[Открыть и скачать]
Подробная инструкция и советы по использованию – в Паке материалов.
Не все доверяют приложениям для учета, а заметки в телефоне часто теряются или не дают полной картины.
Делюсь своим рабочим инструментом – табличкой для учета доходов и расходов, которая помогает:
— фиксировать приходы по разным проектам;
— контролировать расходы (рестораны, бензин, корма для питомца – всё учтено);
— видеть общую картину по году и по каждому месяцу.
Как устроена табличка?
✔ Главный дашборд на весь год.
✔ Отдельные вкладки для детального учета по месяцам.
✔ Простая настройка под ваши нужды – категории легко менять.
🔗 Ссылка на табличку:
[Открыть и скачать]
Подробная инструкция и советы по использованию – в Паке материалов.